Документальное оформление перевозки грузов

Первичные документы

Главным и основным документом считается транспортная накладная — это перевозочный документ, который подтверждает заключение договора, заключенного между грузоперевозчиком и грузополучателем. Товарная накладная может быть составлена как для каждой партии груза отдельно, так и для всего груза в целом. Она составляется в 3 экземплярах для каждого участника соглашения: грузоперевозчик, грузоотправитель и грузополучатель.

Товарно-транспортная накладная имеет унифицированную форму и обязательно должна содержать ряд данных, среди которых:

  • данные о заключенном договоре перевозке, где указываются реквизиты перевозчика, дата и время отправки и получения грузополучателем;
  • требования к процессу выполнения перевозки с технологической стороны;
  • список документов, которые переданы перевозчику;
  • сроки выполнения работ;
  • обязательства сторон договора;
  • инструкции для перевозчика, а также место, где могут быть указаны замечания, если клиент будет недоволен качеством выполнения работ.
  • дополнительные данные, которые вносятся по усмотрению сторон договора о грузоперевозках.

К первичным документам также относится путевой лист. Этот документ предоставляет водителю возможность выезда из гаража на автотранспортном средстве. В путевом листе водитель должен указывать следующие данные: ФИО водителя, характеристика автомобиля с подтверждением его исправности, задание водителю, данные о перевозимом грузе, расчет и контроль топлива.

Как вести учет грузоперевозок. Официальные разъяснения

  • водительское удостоверение международного образца или национальное удостоверение нового образца;
  • загранпаспорта водителя, перевозящего груз, и всех сопровождающих лиц;
  • зелёная карта, применяемая при передвижении по территории иностранных государств;
  • разрешение органов Ространснадзора на выполнение доставки;
  • копия лицензии на право выполнения международных перевозок;
  • таможенная документация (декларация, квитанция об оплате пошлины и пр.).

Документация, составляемая при грузоперевозках международного формата, должна быть исполнена на двух государственных языках стран, участвующих в процессе трансфера. Перед выполнением услуги доставки груза в другое государство необходимо ознакомится со спецификой транспортного законодательства, поскольку могут потребоваться дополнительные бумаги.

Владелец транспорта

Отметим еще один принципиальный момент. В соответствии с Законом № 402-ФЗ (п. 8 ст. 3) фактом хозяйственной жизни признается операция, которая в будущем способна оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств. Так вот одна лишь передача ТМЦ перевозчику в перспективе, при условии доставки ТМЦ, «способна оказать влияние» на экономические показатели участников сделки. Так что транспортная накладная — полноценный первичный учетный документ (п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В современном учете немало вопросов, которые напрямую властными предписаниями не регулируются. Вопрос оформления автомобильных грузоперевозок характеризует способность бухгалтера к профессиональному суждению. Рекомендуем видеосеминары по этой непростой теме, которые это суждение помогут сформировать:

  1. «Документооборот при перевозках грузов автомобильным транспортом» (по правилам, действовавшим до 1 января 2013 г.).
  2. «Как оформить первичные документы при транспортных перевозках» (начиная с 1 января 2013 г.).

Подчеркнем: формирование учетной политики в отношении транспортировок невозможно без оперирования нормами гражданского законодательства. Необходимость правовых знаний установлена профессиональным стандартом «Бухгалтер» (утв. приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н). 

Необходимые документы

При оформлении разрешений на вывоз и ввоз грузов из одной страны в другую необходимо иметь при себе регистрационную и уставную документацию компании, которая является собственником содержимого посылки (если отправителем является юридическое лицо). В числе таких документов могут быть:

  • устав;
  • свидетельство, подтверждающее наличие государственной регистрации в качестве юридического лица;
  • справка с реквизитами расчетного счета в банковском учреждении.

Дополнительно потребуется договор между отправителем и получателем в отношении оформляемого груза. К нему прикладывают счет-фактуру, транспортные накладные, спецификации. Если продукция в составе груза относится к группе товаров, подлежащих сертификации, необходимо предъявить соответствующий сертификат, лицензию. При наличии страховки груза таможенным сотрудникам понадобится страховое соглашение.

После оплаты пошлины к комплекту документов добавляются платежные квитанции, чеки. При поручении проведения процедуры таможенного оформления грузов третьему лицу на него надо составить доверенность. Дополнительно могут истребовать сертификаты безопасности, документы, подтверждающие соответствие товара гигиеническим стандартам. Физическим лицам необходимо иметь при себе документы, идентифицирующие личность.

Выбор подходящего маршрута

Подбор оптимального пути следования при оказании такой услуги, как автоперевозки грузов, является еще одной достаточно важной задачей. Решением данного вопроса занимаются профессиональные логисты

В обязанности специалистов входит решение следующих задач:

  1. Выбор максимально подходящего транспортного средства.
  2. Составление пути следования с полным учетом особенностей авто и груза, который перевозится.
  3. Контроль за общим состоянием груза.
  4. Внесение корректировки в назначенный путь следования, если это необходимо.

Предварительно разработанный маршрут могут нарушить такие распространенные факторы, как погода, ПДД и аварийные ситуации на трассе. Логисты должны быть готовы к оперативной корректировке пути автоперевозки грузов, чтобы предотвратить возможные задержки. Каждый водитель профессиональной транспортной компании имеет в распоряжении спутниковое устройство, посредством которого он может выйти на связь при нарушении ПДД, передать неожиданную информацию и получить руководство к действию в зависимости от того, какие виды автомобильных перевозок осуществляются.

Как заниматься экспортом

  1. Контракт — основной документ, где прописаны условия сделки. Составляйте контракт с учетом специфики продукции и рынка, распределения рисков и ответственности.
  2. Экспорт — сложный процесс со множеством нюансов. Если чего-то не знаете, то не экспериментируйте, а консультируйтесь у профессионалов: юристов, логистов и таможенных специалистов.
  3. Прежде чем выходить на зарубежный рынок, разберитесь, какие правила и ограничения на нем действуют. Такую информацию можно получить в бесплатном сервисе «Навигатор по барьерам и требованиям рынков» или в местном представительстве РЭЦ.
  4. Максимально подробно описывайте товар в контракте, чтобы покупатель не заявил: «Мы договаривались о другом».
  5. Уточните у своего банка, как пройти валютный контроль и какие документы для этого нужны.
  6. Условия поставки прописываются в контракте с помощью базисов Инкотермс. Советую изучить эти базисы, чтобы понять, как они распределяют риски и обязанности между продавцом и покупателем.
  7. Подготовьте товар к обороту за границей. Убедитесь, что маркировка соответствует требованиям страны покупателя, а все документы, которые необходимы иностранной таможне, получены и переведены на нужные языки.
  8. Если поставляете товар на условиях базиса группы С или D, то убедитесь, что покупатель вправе заниматься внешнеэкономической деятельностью.
  9. Не стесняйтесь обращаться за помощью к покупателю. Например, пришлите ему макеты этикеток и попросите проверить.
  10. Пользуйтесь программами поддержки экспортеров, которые предлагает государство.

Бумаги общего назначения

Многих водителей интересует, какие документы нужны для перевозки груза, чтобы в случае проверки с компетентными органами не возникло никаких проблем. Перечень официальных бумаг следующий:

  1. Удостоверение водителя на право управления транспортным средством соответствующей категории.
  2. Товарно-транспортная накладная (ТТН). Скачать бланк
  3. Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим перевозку. Скачать образец договора
  4. Путевой лист. Скачать бланк

Все вышеперечисленные документы нужны для перевозки любых видов товара, и не могут быть заменены на другие бумаги. При этом стоит отметить некоторые особенности данной документации.

Накладная при перевозке грузов является одним из самых главных свидетельств, которые необходимо будет предъявить водителем при проверке. Выписываться этот документ должен организацией или лицом, которое является отправителем. При этом официально данная бумага должна быть утверждена соответствующими печатями. Ее необходимо сделать в четырех копиях, по одной из которых получает отправитель и получатель, а две остаются в транспортной компании. Данный документ содержит две важные части:

  1. Товарный раздел. Данная часть указывает полное описание товара, которые остальные документы на перевозку груза не дают.
  2. Транспортный раздел. Этот элемент должен содержать наиболее полную информацию о маршруте, название отправителя и посредника, а также данные о водителе и технических характеристиках автомобиля.

Образец заполнения товарно-транспортной накладной. Товарный раздел (для увеличения нажмите на картинку)

Образец заполнения товарно-транспортной накладной. Транспортный раздел (для увеличения нажмите на картинку)

В некоторых случаях от товарно-транспортной накладной можно отказаться. Чаще всего это бывает тогда, когда транспортировку осуществляет покупатель. Документы на перевозку груза в данном случае не требуют ТТН, так как весь процесс происходит между двумя объектами договора без посредников в виде транспортной компании.

Договор должен быть в обязательном порядке подписан. Это делает водитель, либо же экспедитор, сопровождающий машину. Не обязательно, чтобы эта бумага была оригинальной, так как можно использовать заверенные печатями копии. Таким образом подтверждается законность транспортировки. Вместо договора разрешается использовать доверенность, если на ней также стоят соответствующие печати организаций.

Какой договор правильный: перевозки или транспортной экспедиции?

Перевозка груза и транспортная экспедиция — две похожие, но разные услуги.

Перевозка — это перемещение груза из пункта А в пункт Б. Задача перевозчика — загрузить машину и бережно довезти груз до адреса заказчика.

Транспортная экспедиция — это организация перевозки груза. Экспедитор всё берёт на себя: подбирает транспорт и маршрут, оформляет провозные документы, контролирует груз в дороге. 

Перевозчик всегда отвечает за груз. Экспедитор — только когда везёт груз на своей машине или поручился за перевозчика. В этом разница услуг.

Договор зависит от услуги, которую предприниматель реально оказывает клиентам: перевозит груз или организует перевозку. В этой статье мы даём советы по договору перевозки. 

Недочеты в документации

Перевозчик вправе отказать в перевозке груза, если им были обнаружены какие-либо недочеты в оформлении сопроводительной документации, нарушение целостности упаковки груза или иные дефекты товара. Обнаруженные нарушения должны быть задокументированы и отражены в отдельном документе, называемом актом разногласий. Акт фиксирует сам факт разногласий между отправителем груза и транспортной компанией и направлен на защиту прав водителя, так как в случае отказа получателя принять груз по тем или иным причинам, произойдет срыв транспортировки. В данном случае вина полностью возлагается на транспортную компанию и водителя.

Транспортировка груза, как по территории Российской Федерации, так и по территории любого другого государства – процедура довольно сложная и имеющая множество нюансов. Если не учесть всю необходимую информацию, можно существенно усложнить процесс. Ведь отсутствие даже одного-двух необходимых документов с любой стороны (отправителя или перевозчика) может повлечь за собой штраф на автотранспортное средство, а получатель груза, в свою очередь, имеет полное право отказать в приемке товара.

Порядок таможенного оформления грузов

Правила пересечения границы между государствами с грузом предусматривают прохождение 4 этапов:

  1. Затаможка – оформление разрешения на вывоз из страны.
  2. Транспортировка грузового отправления через границу.
  3. Прибытие на таможенный пункт в стране назначения.
  4. Растаможка – получение разрешения на ввоз товара в страну.

Этап 1

Чтобы получить разрешение на вывоз груза из страны, необходимо:

  • заполнить декларационную документацию и произвести устное декларирование груза;
  • пройти процедуру осмотра груза;
  • рассчитать госпошлину;
  • уплатить таможенные сборы;
  • получить разрешение.

Путем декларирования грузов перечисляются объекты, находящиеся в переправляемой посылке. При предоставлении неполного набора документов или при наличии ошибок в декларации груз не будет допущен к пересылке через пограничный пункт. Товар временно переместят на склад, чтобы у отправителя была возможность устранить недочеты.

ВАЖНО! Если одна из позиций перевозимых грузов не будет упомянута в декларации, такой товар причисляется к контрабанде и может быть арестован с последующей конфискацией и возможным уничтожением. Для перевозчика такая ошибка может обернуться административной и уголовной ответственностью

При осмотре грузов сотрудники таможенного органа сверяют данные в декларации с фактическим наличием перевозимой продукции. Вскрытие упаковочного материала может быть инициировано только в случае возникновения подозрений на незаконность операции по перевозке (из-за возможного присутствия в посылке запрещенных товаров).

Следующий шаг – расчет пошлины. Ее сумма зависит от объема груза, количества товаров и присвоенного классификационного кода ТН ВЭД. Сотрудники таможни проверяют правильность классификации продукции, при необходимости самостоятельно группируют позиции в грузе по кодовым признакам. После этого можно оплатить пошлину и предъявить подтверждающие платежные документы работникам таможенного пункта. Завершением процедуры будет выдача перевозчику на руки разрешения на вывоз.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При возникновении подозрений на занижение стоимости груза сотрудники таможенного органа могут запросить документы, подтверждающие ценность товара в заявленной сумме. Представленная документация при необходимости может быть проверена на подлинность через официальные запросы в контролирующие органы

Этап 2

Для транспортировки грузов через границу перевозимые товары упаковываются и пломбируются. На пломбах должны быть отметки таможенного органа, выдавшего разрешение.

Этап 3 и 4

Прибытие в страну назначения с грузами предполагает получение от принимающей стороны разрешения на ввоз товара. Процедура оформления документации аналогична затаможке: заполняются декларации, рассчитываются и уплачиваются госпошлины, получается разрешительная документация.

НЮАНС! Если возникли дополнительные вопросы к документации или грузу при перевозке животных, сами животные будут перемещены не на склад временного хранения, а в специализированный питомник.

Перевозка груза осуществляется сторонней транспортной компанией

В данном случае составляется договор автотранспортных услуг, оказывается услуга по перевозке. Следовательно, необходимо оформление транспортной накладной или ТТН. Но, как мы указывали раньше, целесообразно выбрать в качестве первичного документа именно ТН. Ее можно оформить в двух экземплярах, если груз получаем самостоятельно, поскольку в данном случае мы являемся одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем.

К ней также выписывается товарная накладная. Если груз получает сама организация (заказчик), то можно обойтись одним экземпляром данного документа. Счет-фактура не выписывается.

К сведению. Организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, для подтверждения своих расходов по доставке ТМЦ, а также списания стоимости имущества при отгрузке должны иметь все перечисленные выше первичные документы. В противном случае может возникнуть ситуация, когда с понесенных расходов фирме придется заплатить еще и налог на прибыль в размере 20% их стоимости (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 07.09.2011 N А79-8159/2010).

Организации, работающие на упрощенной системе налогообложения, также заинтересованы иметь подтверждающие первичные документы, чтобы не переплатить единого налога с сумм, не подтвержденных первичными документами на товар.

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету. При этом должны быть в наличии первичные учетные документы (ст. 169 НК РФ). Хотя судебная практика показывает, что при отсутствии некоторых из них все равно можно принять суммы НДС к вычету по предъявленным счетам-фактурам (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 20.02.2008 по делу N А56-2004/2007, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.11.2007 по делу N А56-2004/2007).

М.Полухина

Доктор экономики,

методолог,

аттестованный налоговый консультант,

профессиональный бухгалтер,

действительный член

Палаты налоговых консультантов

и ИПБ России

Документы на груз

Наравне с пакетом документов для водителя немаловажным фактором является наличие сопроводительной документации на транспортируемый груз.

Как правило, при грузоперевозке необходимо иметь при себе только сертификат, который подтверждает надлежащее качество груза. Получить данный сертификат водитель обязан у отправителя груза.

Если в состав груза входит товар с короткими сроками хранения, относимый к специфическим видам груза (как например мясо, рыба или другие продукты питания), то обязательным является и наличие соответствующего пакета документов на товар. Примером может служить температурная книжка и сопроводительный листок, в которые внесена информация о температурных показаниях рефрижератора в течение всего времени перевозки груза.

Документация для допуска к международным перевозкам

Для того, чтобы иметь возможность осуществления перевозок заграницу, нужно получить специальную лицензию, которую выдают как в бумажном, так и в элект-ронном виде. Это разрешение выдает Ространснадзор сроком на один год при первой подаче заявления и на пять лет, если лицензия получается уже не в первый раз.

Документы для международных грузоперевозок

Транспортный надзор при выдаче этого документа следует Административному регламенту, а также Постановлению Правительства №730.

Эта лицензия нужна частным предпринимателям и компаниям.

Выдается только при выполнении следующих требований:

  1. Транспортное средство должно соответствовать международным техническим нормам.
  2. Среди сотрудников есть ответственное лицо, имеющее квалификацию по перевозкам между странами.
  3. Стабильное финансовое положение компании. На одну машину должно быть минимальное имущество на сумму в 300 000 рублей, а на каждую дополнительную – 170 тыс. рублей.
  4. Обязательная страховка автомобиля.

Это только требования, а подтвердить то, что они выполняются, должны следующие документы:

  1. Страховой полис.
  2. Документы, подтверждающие компетентность водителя.
  3. Подтверждение владения транспортным средством.
  4. Подтверждение государственной регистрации.
  5. Бухгалтерский баланс.
  6. Стоимость недвижимости и имущества.
  7. Отчет за последний период деятельности.

Прежде всего нужно собрать эти бумаги, потом написать заявление и уже только после этих шагов можно подавать документы: отнести в Ространснадзор или отправить заказное письмо по почте или же в электронном виде подать заявление на сайте транспортного надзора. Также есть вариант отправить письмо, используя портал Госуслуг.

Отказать могут в таких случаях:

  • в документах недостоверная информация;
  • необходимые условия не выполнены;
  • после аннулирования предыдущей лицензии прошло меньше года.

Если заявление одобрят, то вы получите удостоверение допуска, а также карточку допуска на каждую машину.

Лицензия абсолютно бесплатная, но часто бывает так, что компании самостоятельно не могут правильно оформить все нужные документы. Тогда приходится обращаться к сторонним фирмам, которые за всю возню с бумагами могут взять очень крупные суммы денег.

Лицензирование международных грузовых перевозок – дело непростое, но необходимое, ведь штрафы за отсутствие лицензии начинаются от 100 000 рублей.

Детальная информация видна на видео:

Что должен иметь водитель?

Для начала рассмотрим перечень документов, которые водитель транспортного средства обязан иметь при себе на всем протяжении осуществления грузоперевозки.

В данный пакет документов входят:

  1. Водительское удостоверение, подтверждающее наличие соответствующей квалификации у водителя, управляющего транспортным средством. Является основным видом документа не только для водителя, осуществляющего грузоперевозку, но и для абсолютно любого водителя.
  2. Паспорт, удостоверяющий личность водителя. Не является обязательным документом для грузоперевозчика, однако рекомендуется иметь его при себе. Но это не все транспортные документы водителя.
  3. Лицензия на перевозку определенного груза. Она необходима в том случае, если перевозка груза осуществляется на нестандартном, специализированном транспортном средстве или же груз является тяжелым и негабаритным. Данная лицензия выдается Министерством транспорта Российской Федерации, копия ее должна быть заверена нотариально или же, в крайнем случае, содержать в себе подпись и печать работодателя. Она содержит в себе следующие данные: наименование организации, которой она была выдана; ОГРН и ИНН организации; место расположения лицензируемой деятельности; вид деятельности, разрешенной данной лицензией; сроки действия. А вот что такое транспортно-сопроводительные документы, рассмотрим ниже.
  4. Паспорт транспортного средства (ПТС). Обязателен к наличию, особенно если собственником транспортного средства является сам водитель.
  5. Доверенность на перевозку груза. Желательно иметь при себе несколько копий. Необходима в том случае, если водитель транспортного средства – наемное лицо.

Также стоит отметить, что желательно (но не обязательно) наличие полиса страхования (ОСАГО) транспортного средства (особенно при перевозке груза за рубеж) и копий трудовых договоров на водителя и экспедитора, если таковой имеется.

Какие еще транспортные документы бывают?

Документация, необходимая для транспортировки груза

Для того, чтобы осуществлять грузоперевозки между заказчиком и исполнителем, оформляется ряд документов. Первоначально заказчик обращается в компании с оформленной заявкой, где описывается, что именно требуется выполнить. Заказ-наряд оформляется в 3 экземплярах, 2 из них остаются у грузоперевозчика. Как только данный документ поступает в транспортную компанию, в течение 3 дней руководство должно рассмотреть его и дать согласие на выполнение работы либо отказаться от него.

На основании заявки заключается договор. В нем прописывается права и обязанности сторон. Этот документ относится к коммерческому типу документации. Здесь прописывается то, как будет осуществляться оплата выполненных работ. Договора могут быть разного вида: долгосрочные, разовые.

Без накладной также невозможна перевозка грузов. Товарная накладная представляет собой один из первичных видов документов. Он необходим для того, чтобы оформлять продажу тех или иных ценностей. Чаще всего она оформляется в унифицированной форме по названию ТОРГ-12, утвержденная в 1998 году Постановлением Госкомстата. Однако организация вправе создать и внедрить собственную иную форму для накладной. К процессу грузоперевозок данный документ не имеет никакого отношения.

Правильная организация в компании документооборота в компании позволяет обезопасить весь процесс грузоперевозок. Ведь имея все документы на руках любая из сторон может доказать свою правоту либо получить компенсацию при условии, если были нарушены обязанности одной из сторон.

Подводя итоги

Оказанные профессионалами перевозки грузов автотранспортом доступны и разнообразны. Можно заказать перевозку мебельной продукции – диванов, фортепиано, коробок с домашней утварью. Это может быть доставка приобретенных товаров из мебельных магазинов, строительных площадок и даже продуктов питания. Специалисты организуют транспортировку максимально профессионально и оперативно, с четким соблюдением ПДД, то есть важных правил дорожного движения. Отправка груза осуществляется в день обращения клиента и согласно со всеми правилами. Логисты РФ грамотно подбирают автомобиль и маршрут, на основании чего доставка грузов выполняется в максимально короткие сроки, вне зависимости от вида перевозок грузов.

В автопарках современных транспортных компаний присутствуют разные автомобили по величине и по вместимости для перевозок по России. Есть многотоннажные фуры и небольшие грузовички, то есть спектр оказываемых услуг максимально разнообразен. При транспортировке хрупкого, дорогого или крупногабаритного товара клиентам будет предложено оформление страховки. По большей части это простая формальность, так как серьезные компании делают все, чтобы перевести груз максимально быстро и в полной сохранности. В этом заключаются основной порядок и особенности перевозки грузов автомобильным транспортом профессиональными компаниями.

Поделитесь в социальных сетях:ВКонтактеFacebookTwitter
Напишите комментарий